É um preceito de boa prática em qualquer empresa o gerenciamento rigoroso e o controle dos custos de produção. Um dos componentes dos custos de produção cada vez mais presente é o custo com telecomunicações.
O gerenciamento dos custos de telecomunicações, devido a sua importância, foi estruturado e é conhecido como TEM (Telecommunication Expense Management). TEM é um preceito de boa prática em qualquer empresa atualmente. É de fundamental importância o controle de um custo indireto que pode, em alguns casos, responder por valores que influenciam diretamente na composição do custo final dos produtos ou serviços produzidos.
O retorno associado a implementação de TEM pode ser verificada quando: impede pagamentos incorretos que poderão afetar o fluxo de caixa da empresa; controla o recebimento e validação das faturas; controla os pagamentos evitando atrasos e o consequente pagamento de juros e multa; glosa pagamento de itens desativados ou não contratados, mas não é só isso, a gestão de Telecom possibilita também um controle efetivo dos inventários de linhas, serviços e usuários, controla os ativos e sua vida útil, possibilita a correta alocação dos custos pelos diversos centros de custos e o planejamento de gastos para o ano fiscal seguinte.
As consequências principais de todo este arcabouço de controles são a possibilidade de implementação inteligente de políticas de uso, de campanhas de redução de custos e uma desejável visibilidade dos custos para toda empresa.
Por que contratar uma empresa especializada para executar estas tarefas?
Uma decisão do cliente em executar este processo pode ser custosa além de penosa para gerenciar, envolve a designação de equipe que, por menor que seja, exige: adequação de perfil das pessoas, treinamento e custo, sempre ele.
Dependendo do volume de faturas e dos tamanhos dos arquivos envolvem conhecimentos específicos para a operacionalização de sua gestão. Além disso, como as operadoras promovem alterações noslayout´s dos arquivos de detalhamento, tanto nos formatos quanto no conteúdo dos campos sem aviso prévio, normalmente, sem nenhuma documentação de apoio que esclareça estas mudanças implementadas, há a necessidade de manutenção constante dos leitores dos arquivos. Não muito tempo atrás algumas operadoras brasileiras chegaram a fornecer 15 tipos distintos de layout´s de arquivos de detalhamento, todos diferentes entre si.
Outro aspecto que não pode deixar de ser considerado é a descrição dos itens faturados, neste caso, cada operadora descreve o serviço de forma distinta, um mesmo serviço tem diversas descrições. Ao longo dos últimos dez anos os formatos de arquivos tornaram-se mais estáveis já foram reduzidos, mas alguns problemas resistem ao tempo. Tudo isso mostra a necessidade de constante atualização dos leitores de faturas o que se traduz em trabalho de desenvolvimento ou manutenção de aplicações.
Além do mais, nos casos em que os volumes são grandes há a necessidade de uma aplicação computacional que trate de forma adequada as faturas e permita o acompanhamento dos eventos envolvidos na gestão de custos de telecomunicações, tais como: envio de alertas, cadastramento e acompanhamento de contestações, possibilidade da leitura correta dos arquivos e disponibilizando facilidades para ajudar o analista a realizar o processo de auditoria para tornar efetivo o processo de gestão.
Regras e Processos numa implantação de Gestão de Telecom
Outro aspecto que complica todo o processo de gestão é a questão regulatória que sofre alterações a se refletir nos serviços disponibilizados e de novas formas de tarifação cujas faturas deverão ser devidamente auditadas e contestadas, quando for o caso. Isso exige a atualização constante dos analistas nos meandros da legislação regulatória, o que é uma atividade que consome tempo e exige algum conhecimento.
Observando todos estes aspectos aqui elencados é importante avaliar a possibilidade de contratação de uma empresa especializada na prestação destes serviços. Por quê? Por que traz consigo as seguintes vantagens:
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Não precisa alocar recursos internos para realizar tais tarefas;
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As empresas especializadas já proveem para seu pessoal a capacitação necessária;
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Normalmente é mais barato contratar (porque o prestador de serviço compartilha sua estrutura de prestação de serviços entre diversos clientes);
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Possibilita ao cliente dar foco em sua atividade fim;
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É mais seguro em função da especialização deste tipo de prestador de serviço.
Vantagens e esforços de se ter a TEM
A implantação da gestão de telecomunicações nas empresas usuárias dos serviços proporciona diversas vantagens e requerem vários esforços em sua implantação é também a base para a implantação de uma solução TEM (Telecommunication Expense Management) ou mesmo de WEM (Wireless Expense Management) quando apenas as despesas de celulares devem ser controlados.
Os principais benefícios da gestão de telecomunicações:
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Pagamento de valores corretos;
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Pagamento das faturas nos prazos;
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Controle dos valores pagos;
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Controle de pagamentos realizados;
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Controle do inventário;
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Visibilidades dos gastos.
O que você achou do post? Já trabalha com algum controle em suas telecomunicações?Já enfrentou problemas sérios em relação à gestão de seus dispositivos móveis ou mesmo cobranças indevidas em suas faturas?
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